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En este blog te daremos a conocer las herramientas y sistemas que usamos para comunicarnos de una manera efectiva, en donde lo más importante es la buena y constante comunicación no solo como equipo sino con nuestros clientes.

Principalmente usamos dos sistemas de comunicación inmediata: el chat de Gmail (Hangouts) ya que es donde tenemos nuestro correo empresarial y Slack para separar las conversaciones por proyecto.

En lugar de usar el Whatsapp, herramienta muy utilizada en Latinoamérica como medio de comunicación, con nuestro equipo de trabajo utilizamos Slack ya que el whatsapp lo consideramos que es una herramienta más de uso personal. Sin embargo algunos de nuestros clientes y proveedores al estar ubicados en Latinoamérica prefieren el uso de este. Para nosotros más que la herramienta, lo importante es lograr que todos estemos enfocados en generar comunicación clara y de calidad y si un sistema nos funciona bien fidelizamos nuestro uso con el mismo.

Respecto al sistema de manejo de proyectos, usamos una herramienta llamada Trello,   (www.trello.com) hemos encontrado en ella los elementos adecuados para llevar el control de los clientes, proyectos y avances del equipo. Si bien existen muchas herramientas en el mercado que cumplen este propósito, lo importante para nosotros es que se ajuste a nuestras necesidades y el equipo se adapte a ella.

En cuanto a las reuniones del equipo directivo, manejamos ciclos de dos semanas en Trello con metas de corto plazo de desarrollo y producción, y estas a su vez están atadas a metas más grandes de 3, 6 y 12 meses. Por la diferencia de usos horario en que nos encontramos, esta tarea es un poco más difícil, sin embargo somos conscientes de la importancia de estas reuniones y una vez a la semana nos conectamos durante una hora por Hangouts para revisar y tomar decisiones sobre los aspectos generales de la empresa.

De otro lado, hacemos reuniones de seguimiento de proyectos una vez por semana, casi siempre los días lunes. El objetivo es revisar el estado de cada uno de los proyectos que nos encontramos ejecutando o cerrando en ese momento, siendo primordial poder identificar cuellos de botella, o prever posibles complicaciones en los mismos para poder actuar de manera preventiva y no correctiva, que es cuando todo suele tener un mayor impacto. 

Por otro lado y no menos importante, los Project Managers de la empresa se caracterizan por tener autodisciplina y responsabilidad frente al equipo que se encuentran liderando y ante el cliente final. Esto hace que cada uno planee y lidere sus proyectos con gran libertad siempre teniendo en mente el cumplimiento de las fechas de entrega pactadas con el cliente. Las herramientas utilizadas son Trello, Slack y Hangouts, haciendo varias reuniones a la semana con el equipo desarrollador y mínimo una vez por semana con el cliente.

La conclusión a la que llegamos, es que no solo es importante el uso de las herramientas lo que ha hecho que tengamos una comunicación efectiva, a pesar de no compartir espacios físicos y los mismos usos horarios, sino que esto se complementa con el compromiso y autodisciplina de cada uno de los miembros del equipo.